如何安排会议

可能很多人多会议流程没有一个太明确的概念，而一个高效的会议流程是一个组织得以运作良好的必要形式。如果一个会议流程运作良好，它能让相关的参会者更容易的实现资讯同步、交换想法、最终达成共识体现会议价值。

那么应该如何安排会议流程来实习会议的高效运行？以下是一套标准的会议流程解决方案：

1. 宣布会议主旨

在会议流程的准备阶段前先想好这场会议要达到什么目的、要解决什么问题。有的会议是确立共识，有的会议是想要讨论问题，有的则是告知进度，也有的是交换意见，部分会议则是综合以上两种或两种以上的目的，而你的会议又是哪一种呢？

2. 确认参会人员

在确定参会人员时要把对这件事情有决定权的人邀请进会议，这样才能确保会议结束时，有一个人可以做出最终决定，而不是还要再把会议结论转述给有权力的人做决定。此外，万一有权者有其他想法，很可能又得再开一次会，那这场会议就会变得非常低效。

3. 确认会议时间

最好的方式是能让公司每个人都能善用工作日历，把自己要开会、请假、不在公司的时间都标注上去，一旦有人要约会议，打开日历就清清楚楚，不用每个人都询问一遍，减少双方的时间成本。

4. 预告会议议程、提供资料

经过千辛万苦敲好会议时间后，需要发出会议通知，里面除了包含刚提到的会议主旨，也会提供会议议程和相关资料，方便同事们先准备想法。开会是要带脑子的，不是双手跟大脑空空来到会议现场听主持人讲话，讲完后才开始思考。

要让会议有效率，每个与会人势必都得先做好事前准备，包括但不限于：你对这个会议主旨有什么想法？你是赞成还反对？你为什么赞成或反对？你认为有哪些相应解法？

5. 会议现场

在会议流程的现场阶段，可以依照以下流程主持一场会议：

(1) 简短开场

虽说之前有告知与会人会议主旨，但很可能过段时间大家就忘了，所以需要迅速告诉大家这场会议的目的与讨论内容。

此外，如果有必要，也可以找个同事做简单的会议纪录。

(2) 维持主导权

做好开场后，就可以提供相关资料，开始进行汇报或讨论了。

在讨论的环节中，会议的主持人得维持主导权，也就是掌握时间、确保会议有按照流程走。如果有人岔题，必要时得适时打断，即使那个人是领导或老板也一样。

但当然不是直接说“不要浪费大家时间，这个有机会再说”，而是用比较委婉的方式告知对方：“这个事情也很重要，我们等下另外约时间讨论，毕竟相关的人并不一定都在这场会议里”，诸如此类的话术或许都是行得通的。

(3) 总结

讨论进入到尾声后，会议主持人或会议纪录者可以简单归纳刚刚讨论的事情，确保没有遗漏的事项，并且宣布下一步与相关时程、相关负责人。

简单来说，“冤有头债有主”，每个任务一定都有执行者，会议的重点就是把执行者提出来，这样才能确保每个人的职司与进度。

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